Orbecta Agent nu Live!
Het is hier een tijd stil geweest qua updates. Dat betekent niet dat ik stil heb gezeten. De afgelopen maanden heb ik vooral gebouwd: een eigen leveranciersmodule, openstaande order monitoring, beveiliging die past bij grotere bedrijven, en het onderdeel waar dit stuk over gaat. Liever eerst iets werkends laten zien dan erover schrijven.
In 32 opdrachten als inkoper heb ik één patroon steeds terug zien komen. Het nieuws is er altijd op tijd. Een staking in een haven, een overstroming in Noord-Italië, een sanctie op een land. Iedereen leest het. Maar niemand legt het naast de eigen open orders.
Dat gebeurt pas als een leverancier belt dat het later wordt. Of erger: als de montage op een onderdeel staat te wachten.
De vraag van een inkoper is nooit "wat gebeurt er in de wereld?". De vraag is: "welke van mijn orders raakt dit, en wat doe ik eraan?"
Daarom heeft Orbecta nu een Agent.
Wat de Agent doet
Je uploadt je leveranciers en je open orderregels. Een export uit je ERP is genoeg; er is geen koppeling nodig. Elke dag legt de Agent alle signalen van Orbecta naast die gegevens: nieuws, landrisico, compliance, contracten en claims.
Raakt een signaal een leverancier waar je een open order hebt lopen? Dan zie je dat met de reden erbij. Bij die order staat een conceptmail klaar aan de leverancier, met het PO-nummer, het open aantal en de bevestigde datum. Er staat één concrete vraag in.
Jij beslist. Je past de mail aan, verstuurt hem, of klikt het punt weg.
Waarom de Agent zelf niets verstuurt
Ik had de Agent zelf mails kunnen laten sturen, maar dat doe ik bewust niet. Een leveranciersrelatie bouw je in jaren op. Eén verkeerde mail in de verkeerde toon breekt meer af dan een week vertraging. De Agent doet het zoekwerk en het voorbereiden. Het oordeel blijft bij de inkoper.
Wat een goede mail is
Het meeste werk zat niet in de techniek. Het zat in de vraag hoe een goede inkoper schrijft. Daar heb ik een vaste lijst voor gemaakt.
Een mail noemt de feiten uit je eigen orderdata en verzint niets. Hij beschuldigt de leverancier niet en gaat er niet van uit dat die geraakt is. Hij dreigt niet en noemt geen interne scores of klantnamen. Er staat ook geen "ik hoop dat alles goed met u gaat" in.
Een deel van die regels controleert Orbecta hard, zonder AI. Een mail die niet door die controle komt, wordt opnieuw geschreven. Lukt dat niet, dan krijg je een eenvoudig sjabloon in plaats van een slechte mail.
Wanneer hij niets moet doen
Een agent die alles meldt, is een agent die je na een week uitzet. Daarom komt een conceptmail er alleen bij een echte open order. Wat je wegklikt, komt 30 dagen niet terug. En de Agent leert van je redenen: "niet relevant" of "verkeerde koppeling" weegt mee bij de volgende keer.
Waar ik nu sta
De Agent is er voor Pro klanten. Hij is nog jong en wordt elke week beter van wat inkopers aanpassen en wegklikken. Werk je zelf met open orders en leveranciers die je niet kwijt wilt? Vraag een demo aan, dan laat ik hem zien op een eigen voorbeeld.